Zijn uw algemene voorwaarden wel toepasselijk? 

In de praktijk constateren wij regelmatig dat algemene voorwaarden inhoudelijk prachtig zijn, maar juridisch geen betekenis hebben.

Hoe zit dat?

Algemene voorwaarden of leverings- en betalingsvoorwaarden worden in de volksmond ook wel “de kleine lettertjes” genoemd. Het gaat om de regels die ondernemers standaard willen laten gelden voor hun overeenkomsten. U, als ondernemer die algemene voorwaarden gebruikt, zult daarin allerlei voor u gunstige bepalingen hebben opgenomen. Bedingen die veel voorkomen in algemene voorwaarden zijn bijvoorbeeld bepalingen die:

• uw aansprakelijkheid uitsluiten of beperken in het geval dat u of een door u geleverde dienst of een door u geleverd product schade veroorzaakt;
• het uw contractspartij onmogelijk maken om de overeenkomst te ontbinden in het geval dat u uw verplichtingen niet correct nakomt;
• uw contractspartij verplichten een zeer strenge procedure te volgen om met succes te klagen over een gebrek in een verleende dienst of geleverde zaak;
• uw contractspartij verplichten rente en kosten te betalen in het geval dat factuurbedragen niet tijdig worden betaald;
• de eigendom van de door u geleverde zaken pas laat overgaan op uw afnemer nadat alle facturen betaald zijn (eigendomsvoorbehoud).

Wij adviseren onze cliënten altijd om stevige algemene voorwaarden te hanteren. In de steeds juridischer wordende maatschappij is het immers zaak de eigen belangen zo goed  mogelijk veilig te stellen.

Toepasselijkheid

Algemene voorwaarden hebben echter geen enkele waarde indien zij niet van toepassing zijn op de overeenkomst die u sluit met uw contractspartij. Met betrekking tot deze toepasselijkheid heeft de wetgever een tamelijk ingewikkelde regeling bedacht.

Uitgangspunt van de wet is dat uw contractspartij aan uw algemene voorwaarden is gebonden, ook al is duidelijk dat hij de inhoud van die voorwaarden niet kent. In principe zijn dus de algemene voorwaarden snel van toepassing, ook als uw contractspartij niet weet wat er in staat. Vervolgens echter bepaalt de wet dat een beding in algemene voorwaarden vernietigbaar is indien u als gebruiker aan uw contractspartij

“niet een redelijke mogelijkheid heeft geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen”.

Dit betekent dat de algemene voorwaarden toch weer niet toepasselijk zijn, althans door uw contractspartij vernietigd kunnen worden, als uw contractspartij van de inhoud geen kennis heeft kunnen nemen. Het gaat er dus niet om dat uw contractspartij daadwerkelijk kennis heeft genomen van de inhoud van uw voorwaarden, maar of hij dat kon.

Tenslotte bepaalt de wet dat uw contractspartij feitelijk alleen kennis kan nemen van de inhoud van uw algemene voorwaarden indien u die algemene voorwaarden vooraf of bij het sluiten van de overeenkomst aan uw contractspartij ter hand hebt gesteld.

Wat betekent dit in de praktijk?

In de praktijk ziet men regelmatig op briefpapier van ondernemers staan dat algemene voorwaarden van toepassing zijn, en dat die zijn gedeponeerd bij de kamer van koophandel. Deze zijn dus niet aan uw contractspartij ter hand gesteld en daarom vernietigbaar. Het gevolg van vernietiging is dat ze niet van toepassing zijn. Hetzelfde geldt voor voorwaarden die zijn gedeponeerd ter griffie van één of meer rechtbanken. Ook die zijn niet ter hand gesteld. Ook als u op uw briefpapier vermeldt dat u algemene voorwaarden hanteert en dat deze op verzoek zullen worden toegezonden, kunnen ze eenvoudig vernietigd worden. Ze zijn immers wederom niet ter hand gesteld.

In concreto dienen uw algemene voorwaarden dus altijd te worden overhandigd aan uw contractspartij: per post, per koerier, per fax of per e-mail. Houdt er daarbij rekening mee dat u als gebruiker van die voorwaarden dient te bewijzen dat zij ook daadwerkelijk door uw contractspartij zijn ontvangen.

Verzending per aangetekende post met bevestiging van ontvangst is derhalve bewijstechnisch gezien het beste. Ook is het mogelijk de algemene voorwaarden te drukken op de achterzijde van uw briefpapier.

Uitzonderingen

Eigenlijk geeft de wet maar twee uitzonderingen waarbij terhandstelling niet noodzakelijk is.

De eerste uitzondering betreft de situatie dat het gewoon niet mogelijk is om voor of bij het sluiten van een overeenkomst de algemene voorwaarden ter hand te stellen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een overeenkomst die is gesloten per telefoon, maar het kan ook gaan om de situatie dat de algemene voorwaarden te omvangrijk zijn. Soms gaat het om hele boekwerken. In die gevallen kunt u als gebruiker volstaan met het aan uw contractspartij meedelen dat de voorwaarden ter inzage liggen, bijvoorbeeld bij uzelf of bij de kamer van koophandel, maar u moet ook meedelen dat u de voorwaarden op verzoek direct zult toezenden.

De tweede uitzondering betreft een overeenkomst die via elektronische weg tot stand komt. Ook dan hoeven de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst niet ter hand gesteld te worden. Bij een dergelijke overeenkomst volstaat het ook via elektronische weg ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden op een zodanige manier dat deze kunnen worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor uw contractspartij zodat er later kennis van kan worden genomen.

Conclusie

De hoofdregel bij het toepasselijk zijn van algemene voorwaarden is dat die vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aantoonbaar ter hand moeten worden gesteld aan uw contractspartij. Doet u dat niet, dan kunnen uw algemene voorwaarden nog zo mooi zijn en gunstig voor u, de kans dat u er in rechte geen beroep op kunt doen, is levensgroot. Iets genuanceerder ligt het wanneer u per telefoon zaken heeft gedaan of langs elektronische weg. Ook dan is het echter zaak de algemene voorwaarden zo snel mogelijk na te zenden. Let er daarbij op dat het bij betwisting aan u is om te bewijzen dat uw contractspartij de voorwaarden heeft ontvangen.

Nota bene

Tenslotte wordt nog opgemerkt dat de onderhavige wetgeving ten aanzien van de toepasselijkheid van algemene voorwaarden een uitvloeisel is van het consumentenrecht. Is uw contractspartij een grote onderneming, dan geldt een andere regeling. Daarnaast kunnen sommige bedingen inhoudelijk als onredelijk bezwarend worden geoordeeld. Ook dat kan de toepasselijkheid inperken. In de wet zijn een zogenoemde zwarte lijst en grijze lijst opgenomen.

Aan inhoudelijke beoordeling wordt echter niet eens toegekomen wanneer de voorwaarden al niet correct ter hand zijn gesteld.