Het neerleggen van werkzaamheden door een zorgverlener of zorginstelling, bijvoorbeeld door pensionering, overstap naar een andere functie, faillissement, overlijden of beëindiging van de praktijk, roept vragen op over de overdracht van medische dossiers. Immers blijft de bewaarplicht vanuit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (“WGBO”) onverminderd van toepassing. Zorgverleners dienen vooraf maatregelen te treffen voor het dossierbeheer en toestemming van de patiënt voor de overdracht te vragen. Met wetsvoorstel voor de Verzamelwet gegevensbescherming wordt artikel 30 van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (“UAVG”) gewijzigd. In dit artikel gaan wij er verder op in wat deze wijziging met zich meebrengt.
Bewaarplicht WGBO
Op grond van de WGBO moet een medisch dossier in beginsel minimaal twintig jaar worden bewaard. De termijn van twintig jaar begint te lopen op het moment dat de laatste wijziging in het medische dossier is aangebracht. Daarnaast geldt deze bewaarplicht voor zowel het papieren als het elektronische deel van het dossier. Deze bewaarplicht rust op de hulpverlener, maar creëert ook een recht van de patiënt. Een patiënt moet gedurende de bewaarplicht zijn rechten zoals inzage en het verkrijgen van een afschrift, kunnen blijven uitoefenen. Dit brengt met zich mee dat het patiëntendossier gedurende de volledige bewaartermijn toegankelijk moet blijven.
Dit brengt hulpverleners – of hun nabestaanden – soms in lastige situaties als er sprake is van pensionering, overlijden of het beëindigen van de praktijk. Dat een hulpverlener stopt met zijn/haar praktijk, brengt niet met zich mee dat de bewaarplicht stopt. Ook in dat geval is de stoppende zorgverlener/zorginstelling, curator, erfgenaam of executeur verantwoordelijk voor een goed beheer, of een goede overdracht van de medische dossiers.
Zelf bewaren of overdragen
Deze doorlopende bewaarplicht betekent in beginsel dat degene die na de beëindiging van de zorgverlening verantwoordelijk is voor het beheer van de medische dossiers, de verantwoordelijkheid heeft om de dossiers gedurende de volledige termijn te bewaren en beheren. Meer concreet houdt dit in dat een gepensioneerde huisarts – die geen opvolger heeft – de medische dossiers zelf in beheer kan houden of de dossiers – en daarmee ook de bewaarplicht – te laten overnemen door een andere hulpverlener of zorginstelling. In de praktijk is dit echter niet altijd wenselijk of haalbaar. Bij eigen beheer is het nadeel dat cliënten recht houden op inzage in hun medische dossier en zich nog jaren na dato kunnen melden bij de gepensioneerde hulpverlener en voor overdracht naar een andere zorgaanbieder is expliciete toestemming nodig van de patiënten. Deze toestemming dient mondeling of schriftelijk te worden gegeven én deze toestemming moet je wel vastleggen in het medisch dossier. Hierdoor komen sommige zorgverleners in een impasse terecht, indien er nog geen opvolger bekend is.
Wetswijziging: informeren en geen toestemming vragen
In 2022 is het wetsvoorstel voor de Verzamelwet gegevensbescherming ingediend. Dit voorstel introduceert onder meer de artikelen 30a en 30b in de UAVG. Kortgezegd, wordt het toestemmingsvereiste geschrapt wanneer de overdracht van de medische dossiers noodzakelijk is om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen. Dit geldt voor zowel lopende als gesloten dossiers.
Uit de Memorie van Toelichting volgt dat de wetgever deze wijziging noodzakelijk acht, omdat het in de praktijk vaak onmogelijk is om van iedere patiënt vooraf toestemming te verkrijgen, terwijl patiënten juist belang hebben bij een veilige bewaring van hun medische gegevens.
De wetswijziging brengt met zich mee dat de hulpverlener de medische dossiers kan overdragen aan een (rechts)persoon op wie eveneens een geheimhoudingsplicht rust (oftewel: een andere hulpverlener of instelling) of aan een curator (in geval van faillissement) of erfgenaam of in het testament aangewezen executeur (in geval van overlijden). Hiervoor is dus geen toestemming van de patiënt vereist. Ter waarborging van de vertrouwelijkheid van de medische gegevens die – zonder toestemming – worden overgedragen, geldt de geheimhoudingsplicht voor de ontvangende partij. Indien de ontvangende partij een hulpverlener is, geldt deze plicht reeds op grond van artikel 30 lid 4 UAVG. Voor andere niet-hulpverleners zoals curatoren en erfgenamen wordt de geheimhoudingsplicht neergelegd in het nieuwe artikel 30b tweede lid UAVG. Het schenden van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
Overigens is er wel de verplichting opgenomen tot het informeren van patiënten over de gegevensoverdracht (in het nieuwe artikel 30a tweede lid UAVG). In beginsel geldt er een inspanningsplicht om de patiënten te informeren, zodat zij ook op de hoogte zijn waar zij bijv. hun inzagerecht kunnen uitoefenen. Deze informatieplicht geldt echter niet wanneer individuele informatieverstrekking onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt, bijvoorbeeld bij een zeer groot aantal oude dossiers of wanneer de beschikbare adresgegevens verouderd zijn.
Het is nog onduidelijk wanneer dit wetsvoorstel in werking gaat treden. Het wetsvoorstel is al wel aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer.
