Contractering in de Wlz: 5 aandachtspunten en tips
Levert uw zorgorganisatie langdurige zorg en bent u voornemens om van PGB over te stappen naar ZIN? Of gaat uw zorgorganisatie voor het eerst langdurige zorg leveren en wilt u graag contracteren met het zorgkantoor? Dan dient u op een aantal belangrijke zaken te letten.
De procedure voor contractering met het zorgkantoor vergt namelijk behoorlijk wat inspanning en administratieve werkzaamheden die tijd, geld en moeite in beslag nemen. Een zorgaanbieder heeft tijdens de contracteringsprocedure weinig ruimte om eventuele gebreken te herstellen, zodat het van belang is om zo goed mogelijk voorbereid deel te nemen aan die contracteringsprocedure. In dit artikel vijf belangrijke aandachtspunten en tips bij de inschrijving voor een overeenkomst met het zorgkantoor.
1. Inkoopbeleid en de termijnen
Gewoonlijk wordt om de drie jaar een meerjarenbeleid gepubliceerd door Zorgverzekeraars Nederland (ZN) én door de verschillende zorgkantoren. Zorgorganisaties dienen dus zowel naar het landelijke inkoopbeleid te kijken als naar het inkoopbeleid van het betreffende zorgkantoor waarmee de zorgorganisatie wenst te contracteren. Naast de publicatie van het meerjarenbeleid wordt ieder jaar een aantal aanvullingen op het meerjarenbeleid aangekondigd. Zo geldt momenteel het Inkoopkader 2021-2023 van ZN, en heeft ZN inmiddels de Aanvulling voor 2023 gepubliceerd.
Het is van belang om de publicaties van het inkoopbeleid in de gaten te houden, omdat zorgaanbieders na de publicatie een korte periode krijgen om vragen te stellen over of bezwaar in te dienen tegen het inkoopbeleid (de mogelijkheid om vragen te stellen is er nu tot uiterlijk 16 juni 2022 om 12.00 uur: dat is een vervaltermijn). Dat vraagt dus om snelle bestudering van het inkoopbeleid en het nemen van eventuele vervolgstappen. Alle gestelde vragen zullen door ZN en de zorgkantoren worden beantwoord middels een Nota van Inlichtingen. De zorgaanbieder die hier geen gebruik van maakt en op een later moment bezwaar heeft ten aanzien van bepaalde punten, kan door het niet stellen van vragen zijn rechten hebben verspeeld. Mocht het bijvoorbeeld aankomen op een gerechtelijke procedure dan zal een rechter bekijken of de zorgaanbieder binnen de geboden periode bezwaar heeft gemaakt of vragen heeft gesteld aan het zorgkantoor.
Tip: Houd de publicatie en de bijbehorende termijnen van het inkoopbeleid in de gaten en stel tijdig vragen of maak tijdig bezwaar. De tijdsplanning voor het komende jaar vindt u hier:
Tip: Neem (nieuwe) stukken goed door, zoals de Nota van Inlichtingen. Mogelijk zijn er zaken gewijzigd of verduidelijkt in het inkoopbeleid.
2. Type zorgaanbieder
Bij de contracteringsprocedure maken zorgkantoren onderscheid tussen nieuwe en bestaande zorgaanbieders. Onder nieuwe zorgaanbieder wordt in dit kader niet verstaan de zorgaanbieder die voor het eerst zorg gaat leveren. Onder nieuwe zorgaanbieder wordt verstaan de zorgaanbieder die op het moment van inschrijven met nog geen enkel zorgkantoor een overeenkomst heeft. Daarnaast wordt onder nieuwe zorgaanbieder verstaan de zorgaanbieder die nieuw is voor het zorgkantoor waar ingeschreven wordt en op het moment van inschrijven al wel een Wlz-overeenkomst met een ander zorgkantoor heeft, maar niet voor het hele voorafgaande kalenderjaar en die niet ten minste vanaf 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar daadwerkelijk zorgkosten declareert. Bestaande zorgaanbieders zijn zorgaanbieders die op het moment van inschrijven (i) al een Wlz-overeenkomst hebben met het zorgkantoor (voor in ieder geval het hele voorafgaande kalenderjaar) (‘bestaand voor het zorgkantoor’) of (i) al een Wlz-overeenkomst hebben met een of meerdere andere zorgkantoren (‘bestaand, maar nieuw voor het zorgkantoor)’.
Het is bij inschrijving voor de contracteringsprocedure van belang om vast te stellen tot welk type zorgaanbieder u behoort. Van nieuwe zorgaanbieders worden namelijk meer stukken verlangd dan van bestaande zorgaanbieders. Een nieuwe zorgaanbieder dient doorgaans de volgende stukken te overleggen: een bestuursverklaring, een ondernemingsplan en documenten ter onderbouwing van de bestuursverklaring. Deze stukken worden door het zorgkantoor beoordeeld. Voldoen deze niet aan de gestelde voorwaarden, dan kan dit leiden tot een afwijzing van uw inschrijving.
Tot slot heeft het type zorgaanbieder ook invloed op de duur van de overeenkomst die kan worden afgesloten met een zorgkantoor. Zo wordt met een nieuwe zorgaanbieder een overeenkomst voor één jaar afgesloten, in tegenstelling tot drie jaar met bestaande zorgaanbieders.
Tip: Stel tijdig vast tot welk type zorgaanbieder u behoort en welke documenten u aan het zorgkantoor dient te overleggen.
3. Statuten
Zoals hiervoor aangegeven dient een nieuwe zorgaanbieder stukken ter onderbouwing van de bestuursverklaring te overleggen bij de inschrijving. Onderdeel van deze stukken zijn de statuten van de onderneming waarmee u wenst te contracteren met het zorgkantoor. Aan de statuten wordt een aantal voorwaarden gesteld. Zo dient u de meest actuele statuten te overleggen en dienen de statuten op het moment van inschrijving de Governancecode Zorg 2022 (Governancecode) voldoende te borgen. Let er hierbij op dat voorheen de Governancecode Zorg 2017 gold, maar dat deze voor 2022 is gewijzigd. Zie het artikel op onze website over de meest relevante wijzigingen.
De Governancecode betreft een code waarin 7 principes worden beschreven voor goed bestuur en toezicht binnen een zorginstelling. De code beschrijft bijvoorbeeld dat in de statuten vastgelegd moet zijn dat de raad van bestuur ten aanzien van een aantal typen besluiten voorafgaande goedkeuring behoeft van de raad van toezicht. Het lastige van de Governancecode is dat niet altijd expliciet wordt aangegeven of bepaalde principes in de statuten of ook in een reglement opgenomen kunnen worden. Dit kan het lastig maken om te bepalen of de statuten van uw zorgorganisatie de Governancecode voldoende borgt. Daarnaast is van belang dat de bepaalde relevante bepalingen uit de Governancecode, expliciet moeten volgen uit de statuten (en eventuele reglementen). Het is daarom wenselijk om tijdig een juridisch expert op dit vlak in te schakelen, zodat de statuten en eventuele reglementen tijdig conform de Governancecode worden opgesteld. De statuten moeten de principes van de Governancecode immers op het moment van inschrijving voldoende borgen.
In de praktijk blijkt een groot deel van de afwijzingen van inschrijvingen te komen door statuten of reglementen die niet of niet voldoende op orde zijn. Wij kunnen daarom het belang van een check op de statuten niet genoeg benadrukken.
Tip: Kijk goed naar de statuten en de reglementen en betrek zonodig een juridisch expert bij de beoordeling van deze stukken.
4. Ondernemingsplan
Zowel een nieuwe zorgaanbieder als een bestaande zorgaanbieder die nieuw is voor het zorgkantoor waar wordt ingeschreven (‘bestaand, maar nieuw voor het zorgkantoor’) dient een ondernemingsplan aan het betreffende zorgkantoor te overleggen. Het ondernemingsplan dient doorgaans onder meer de volgende onderwerpen te bevatten: de inrichting van de organisatie van de zorginstelling, hoe en welke Wlz-zorg geleverd gaat worden, de missie en strategie van de zorginstelling, het bedrijfsplan en een financieel plan. Het is aan te raden om tijdig een financieel adviseur, zoals een accountant, te betrekken bij de beoordeling van uw ondernemingsplan. Bekeken moet worden of uw ondernemingsplan voldoet aan de gestelde voorwaarden uit het inkoopbeleid. Daarnaast is het van belang dat uw ondernemingsplan in overeenstemming is met de statuten van de zorginstelling. Het ondernemingsplan dient dus niet af te wijken van bijvoorbeeld het statutaire doel van de zorginstelling.
Tip: Betrek een financieel adviseur bij de beoordeling van het ondernemingsplan en controleer of laat controleren of het ondernemingsplan in overeenstemming is met de statuten.
5. Toch een afwijzing?
Indien u onverhoopt toch een afwijzing van het zorgkantoor ontvangt, kan het zinvol zijn te onderzoeken of het maken van bezwaar kansrijk en wenselijk is. De termijnen om bezwaar te maken zijn kort, dus de zorgorganisatie doet er goed aan om direct na ontvangst van de afwijzingsbrief te beoordelen of te laten beoordelen of bezwaar zinvol en opportuun is. Vijf tips en tricks bij een afwijzing door het zorgkantoor, leest u in dit artikel.
Tip: Beoordeel – indien u zich niet kunt vinden in een eventuele afwijzing – of het maken van bezwaar zinvol is en houd daarbij de termijnen goed in de gaten.
Bezint eer ge begint
De contracteringsprocedure voor langdurige zorg kan in eerste instantie overkomen als een vrij eenvoudige administratieve klus, maar schijn bedriegt. Zeker voor een zorgaanbieder die voor het eerst gaat contracteren met een zorgkantoor kan het een flinke investering van tijd en middelen betekenen. De te overleggen stukken dienen aan de gestelde voorwaarden van het landelijk inkoopbeleid én van het inkoopbeleid van het betreffende zorgkantoor waarmee gecontracteerd wordt te voldoen. Zorgkantoren kunnen deze voorwaarden op strikte wijze interpreteren. Een kleine afwijking of onduidelijkheid zou dus al kunnen leiden tot een afwijzing van het zorgkantoor. De belangrijkste tip is dan ook: “bezint eer ge begint” en, als u begint, controleer uw inschrijving opnieuw en opnieuw op volledigheid en juistheid.
