Een verzoek tot inzage: wat is het en hoe ermee om te gaan?

Tandartspraktijk X krijgt regelmatig verzoeken van patiënten om inzage in hun (medische) gegevens. Tandartspraktijk X weet dat de privacywetgeving streng is en vraagt zich af of hij (medische) gegevens mag of moet verstrekken, en om welke gegevens het dan gaat. En binnen welke termijn moet aan een dergelijk inzageverzoek zijn voldaan? Ook verzoeken steeds meer anderen, zoals bewindvoerders en mentoren van patiënten, Tandartspraktijk X om inzage in gegevens van patiënten. Mag Tandartspraktijk X de gegevens ook met anderen delen?

Op grond waarvan kan een inzageverzoek worden gedaan en waarin moet inzage worden gegeven?

Een inzageverzoek kan op basis van verschillende wettelijke grondslagen worden ingediend. Elke wettelijke grondslag kent eigen regels over welke informatie door de praktijk dient te worden gedeeld en specifieke regels over de termijnen waarbinnen informatie moet worden gedeeld.

1. Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”)

Inhoud inzagerecht

Het inzagerecht op basis van de AVG is algemeen. Dit houdt in dat het inzagerecht ziet op inzage in alle gegevens van de verzoeker, en niet (slechts) de medische gegevens. Op grond van de AVG kunnen betrokkenen inzage verzoeken in de gegevens die de “verwerkingsverantwoordelijke” (doorgaans de praktijk) van hen heeft/verwerkt. Deze informatie kan worden gegeven in een overzicht, waarin onder andere de volgende elementen moeten zijn opgenomen:

• Het doel waarvoor de gegevens van de verzoeker worden verwerkt (bijvoorbeeld de behandeling);
• Indien van toepassing, welke derden de gegevens van de verzoeker hebben ontvangen;
• Hoe lang de gegevens van de verzoeker worden bewaard;
• Welke andere rechten de verzoeker heeft (denk aan de AVG-rechten op verwijdering, wijziging en meer).

Wie kan om inzage verzoeken?

Op grond van de AVG hebben de “betrokkenen” een inzagerecht. Betrokkenen zijn de (natuurlijk) personen waarvan de organisatie de gegevens verwerkt. In de (mond)zorg zullen dit doorgaans de patiënten zijn.

Binnen welke termijn moet aan het inzageverzoek worden voldaan?

Op grond van de AVG dient zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand aan het inzageverzoek te worden voldaan. Deze termijn kan eenmalig met twee maanden worden verlengd. In geval van een verlenging, dient de verzoeker hier binnen één maand van op de hoogte te worden gebracht. Voor het voldoen aan een inzageverzoek mogen geen kosten in rekening worden gebracht, tenzij er meerdere verzoeken worden ingediend.

2. Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst (“WGBO”)

Inhoud inzagerecht

Het inzagerecht op basis van WGBO ziet specifiek op de zorg. Indien zodoende wordt verzocht om inzage in het medisch dossier, is de WGBO van toepassing. Zo volgt uit de WGBO dat een hulpverlener, indien hierom verzocht, aan de verzoeker inzage in (en afschrift van) gegevens uit het medisch dossier verstrekt. Dit inzagerecht ziet op zowel papieren dossiers, als elektronische dossiers.

Uitzonderingen

Uit de WGBO volgt dat inzage achterwege dient te blijven indien “dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander”. Zodoende dient niet (geheel) aan een inzageverzoek te worden voldaan indien daarmee (i) het belang/de persoonlijke levenssfeer van een ander wordt geschaad en (ii) het belang van die ander zwaarder weegt dan het belang dat de verzoeker heeft bij inzage in het medisch dossier. Hierbij zal dus steeds een afweging moeten worden gemaakt.

Een andere uitzondering betreffen de persoonlijke werkaantekeningen van de mondzorgprofessionals. Deze aantekeningen zijn in principe bedoeld voor het persoonlijk gebruik van de hulpverlener en maken dan ook geen deel uit van het medisch dossier. De aantekeningen dienen zodoende niet gedeeld te worden met de verzoeker.

Wie kan om inzage verzoeken?

In beginsel mag aan anderen dan de patiënt geen inzage worden gegeven. Dit behoudens het geval dat de patiënt toestemming heeft gegeven aan een ander om zijn gegevens in te zien. Verder mogen de volgende personen inzage verkrijgen: (i) “rechtstreeks betrokkenen” (bijvoorbeeld de assistentes en de medebehandelaars) en (ii) de ouders van de patiënt (indien deze onder de twaalf jaar is).

Bij wilsonbekwame patiënten is van belang op welke wijze zij vertegenwoordigd worden. De ouders van de wilsonbekwame patiënt van twaalf jaar en ouder, mogen inzage verkrijgen in het medisch dossier. Hetzelfde geldt voor de curator/mentor van de patiënt. Indien sprake is van een schriftelijk gevolmachtigde, zal moeten worden nagegaan welke bevoegdheden deze persoon heeft op basis van de volmacht. Indien er geen schriftelijke volmacht is, kan ook een familielid (bijvoorbeeld de echtgenoot of een kind) gemachtigd zijn. Een bewindvoerder heeft géén recht op inzage in het medisch dossier.

Binnen welke termijn moet aan het inzageverzoek worden voldaan?

In de WGBO is geen termijn gesteld waarbinnen aan het inzageverzoek moet worden voldaan. Zodoende geldt de termijn op grond van de AVG: de inzage dient onverwijld (en kosteloos) te geschieden, maar in ieder geval binnen één maand.

3. Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (“Wabvpz”)

Inhoud inzagerecht

Sinds 1 juli 2020 hebben cliënten recht op elektronische inzage in (en afschrift) van het medisch dossier. Dit inzagerecht vormt een aanvulling op de WGBO (en de AVG). Op welke wijze elektronische inzage wordt verstrekt, staat vrij. Dit kan bijvoorbeeld middels een online portaal, een USB-stick of een computer op de locatie van de mondzorgpraktijk.

Wie kan om inzage verzoeken?

Uit de Wabvpz volgt dat een cliënt/patiënt om inzage kan verzoeken. Aangezien de Wabvpz een aanvulling vormt op de WGBO, lijkt het erop dat de daarin opgenomen inzagebepalingen ook van toepassing zijn bij een inzageverzoek in de zin van de Wabvpz (ook ten aanzien van de uitzonderingen).

Binnen welke termijn moet aan het inzageverzoek worden voldaan?

Op grond van de Wabvpz dient “met redelijke tussenpozen” (kosteloze) elektronische inzage te worden verstrekt, indien daarom wordt verzocht. Wat hier precies onder wordt verstaan, volgt niet uit de wet(sgeschiedenis). Het lijkt er in ieder geval op dat een redelijke termijn wordt geboden om aan het inzageverzoek te voldoen.

Tot slot

Zoals volgt uit het bovengenoemde, kan een inzageverzoek op verschillende wetten zijn gebaseerd. Het is hierbij van belang om na te gaan om wat voor soort inzageverzoek het gaat. Bij een verzoek tot inzage in het medisch dossier is de WGBO van toepassing. Hierbij is steeds van belang wie verzoekt tot inzage, waar de inzage op ziet en dat binnen één maand aan een inzageverzoek dient te worden voldaan. De praktijk draagt daarbij de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat aan de juiste personen en op veilige wijze inzage wordt verstrekt.

Dit artikel is ook verschenen in het DENTZ magazine nummer 5 – jaargang 12 – 2020.