Registreren, declareren en administreren in de wijkverpleging: de regels op een rij

Zorgaanbieders zijn gericht op het verlenen van zorg aan mensen die daaraan behoefte hebben. De realiteit is dat zorgaanbieders daarnaast ook aardig wat tijd en aandacht moeten besteden aan administratieve werkzaamheden. Het is niet altijd duidelijk welke regels in dat verband gevolgd moeten worden, omdat deze bijvoorbeeld ingewikkeld of simpelweg onbekend zijn. Dat kan tot problemen leiden. De NZa houdt toezicht op de naleving van regels op het gebied van administratie en kan handhavend optreden als dat nodig is. Ook de verzekeraars kijken in toenemende mate naar de wijze waarop zorgaanbieders registreren, bijvoorbeeld in het kader van materiële controles. In dit artikel een aantal belangrijke verplichtingen met betrekking tot administreren, registreren en declareren op een rij.

NZa-regelgeving

De NZa is op grond van de wet bevoegd om regels op te stellen over – onder meer – registratie en declaratie door zorgaanbieders. Iedere zorgsoort kent eigen regels; dat geldt ook voor verpleging en verzorging zoals bedoeld in en vergoed vanuit het basispakket van de Zorgverzekeringswet. Deze regels zijn kort samengevat vastgelegd in een Beleidsregel, een Regeling en een Prestatie- en tariefbeschikking verpleging en verzorging. In dit artikel staat de Regeling verpleging en verzorging centraal. De regeling bevat immers de nodige regels met betrekking tot het registreren en declareren van zorg.

Registreren

Welke tijd moet geregistreerd worden?

Het is de bedoeling dat het aantal uren dat besteed is aan directe zorgverlening geregistreerd wordt. Directe zorgverlening omvat directe cliëntgebonden contacttijd en de tijd die besteed is aan indicatiestelling. In sommige gevallen kan het voorkomen dat bepaalde werkzaamheden niet bij de cliënt thuis worden uitgevoerd. Deze zogeheten ‘verplaatste directe contacttijd’ is ook een vorm van ‘directe zorgverlening’ en aldus declarabel. Een vanaf het kantoor van de zorgaanbieder gevoerd telefoongesprek, waarin de zorgverlener vragen met betrekking tot verschillende cliënten voorlegt aan een huisarts, kan bijvoorbeeld als declarabele tijd geregistreerd worden. Dat geldt echter niet voor tijd die bijvoorbeeld besteed is aan het maken van algemene planningen, MDO’s en het reizen naar en van cliënten.

Op welke wijze moet geregistreerd worden?

Allereerst moet de registratie van prestaties en tarieven ‘volledig’, ‘juist’ en ‘actueel’ zijn. Daarbij is bepaald dat de zorgverzekeraar en de NZa te allen tijde de mogelijkheid moeten hebben om de “vastlegging van de uitgevoerde behandeltrajecten op juistheid te controleren”. In materiële controles grijpen verzekeraars hier vaak op terug.

De administratie moet zijn ingericht op een wijze die een audit-trail mogelijk maakt. Dit is een term die zorgverzekeraars ook steeds vaker benoemen. Daarmee wordt  kort en goed bedoeld dat de administratie – en meer in algemene zin: de organisatie en algehele werkwijze – gestructureerd moet zijn, zodat achteraf nagegaan kan worden welke prestaties aan welke cliënt geleverd zijn. Dat kan bereikt worden door te werken met een minutenregistratiesysteem.

Omdat dit in veel gevallen tot forse administratieve lasten leidt, kan echter ook gekozen worden voor een registratie op basis van ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’. Minutenregistratie is dan niet nodig; de planning vormt de basis voor de gedeclareerde zorg. Alleen als een zorgverlener substantieel in- of uitloopt op de planning, wordt de planning aan het eind van de dag gecorrigeerd. Als sprake is van een structurele afwijking tussen planning en daadwerkelijke zorgverlening, moet naast de planning ook de inschatting van de benodigde tijd (en eventueel het zorgplan) van de cliënt worden aangepast.

Wat betekent het dat de zorg ‘navolgbaar’ moet zijn?

Zorgverzekeraars en de NZa benadrukken doorgaans dat de geleverde zorg navolgbaar moet zijn uit de administratie. Dit volgt ook uit de NZa-regelgeving. Volgens de Regeling Verpleging en Verzorging dient onder meer het verpleegkundig proces, het methodisch werken (anamnese, diagnose, planning, uitvoering en evaluatie) en de bijbehorende verslaglegging goed verankerd te zijn binnen de organisatie. Daarmee wordt bedoeld dat de geleverde en gedeclareerde zorg verantwoord wordt in het zorgplan, de planning en/of de rapportage.

Moeten klachten worden geregistreerd?

De zorgaanbieder dient ook klachten met betrekking tot de hoeveelheid geleverde zorg door cliënten of hun naasten te registreren. Op die manier kan zowel intern als extern worden nagegaan in hoeverre sprake is van onregelmatigheden cq. onrechtmatigheden.

Declareren

AGB-code

Als een prestatie verleend is, kan deze gedeclareerd worden. Daarbij moet altijd de AGB-code van de declarerende zorgaanbieder (individu of organisatie) ‘op het hoogste niveau’ worden vermeld. Wanneer sprake is van een zorgorganisatie die zorg verleent, moet dus altijd in ieder geval de AGB-code van de organisatie worden vermeld.

Prestaties verpleging en verzorging

Declaraties van prestaties verpleging en verzorging bestaan uit een overzicht van het aantal geleverde eenheden (uren directe zorgverlening) per individuele cliënt, het gehanteerde tarief en het totaalbedrag per prestatie per declaratieperiode. Als een prestatie minder dan een uur heeft geduurd, geldt het tarief naar rato. Het totaal aantal uren per patiënt per declaratieperiode dient te worden afgerond.

Bijzondere prestaties

Binnen de verpleging en verzorging kunnen in sommige gevallen daarnaast bijzondere prestaties gedeclareerd worden. Een voorbeeld daarvan is de prestatie thuiszorgtechnologie (ten behoeve van zorgverlening op afstand), die – voor zover van toepassing – naast de reguliere prestaties verpleging en verzorging gedeclareerd kan worden als thuiszorgtechnologie wordt ingezet.

Andere voorbeelden zijn de prestatie regionale beschikbaarheidsfunctie voor onplanbare zorg en de prestatie ketenzorg dementie. Bij die prestaties geldt dat het aantal geleverde eenheden op prestatieniveau, en dus niet per cliënt, inzichtelijk moet worden gemaakt. De NZa schrijft niet voor welke eenheden en welk tarieven gehanteerd dienen te worden.

Deze bijzondere prestaties mogen alleen gedeclareerd worden door zorgaanbieders die hierover vooraf een schriftelijke overeenkomst met de betreffende zorgverzekeraar hebben gesloten.

Onderlinge dienstverlening

In de praktijk komt het veel voor dat een zorgaanbieder zorg verleent in opdracht van een andere zorgaanbieder. In die gevallen draagt de opdrachtgever een verantwoordelijkheid ten aanzien van de inrichting van de administratieve organisatie van de uitvoerende zorgaanbieder, naast de verantwoordelijkheid die de uitvoerende zorgaanbieder daarvoor zelf draagt. Het is als opdrachtgever dus van belang om na te gaan in hoeverre de uitvoerende zorgaanbieder ‘de zaak op orde heeft’. In die gevallen is het verder de bedoeling dat de opdrachtgever – en dus niet de uitvoerende zorgaanbieder – logischerwijs declareert bij de zorgverzekeraar.

Tot slot

De Regeling Verpleging en Verzorging is vrij technisch van aard, maar uiteindelijk zijn de verplichtingen overzichtelijk en veelal logisch. Door op voorhand rekening te houden met de geldende regels en de beroepsnormen, zoals de Richtlijn Verpleegkundige verslaglegging en overdracht van V&VN, kunt u proberen zoveel als mogelijk nare verrassingen achteraf te voorkomen in het kader van toezicht door de NZa en/of controles door de verzekeraars.

Dit artikel verscheen eerder in de nieuwsbrief van Vereniging SPOT’.