Zorgaanbieders met de rechtsvorm van een vereniging, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij (“OMW”), naamloze vennootschap (“NV”) of besloten vennootschap (“BV”) moeten in principe jaarlijks ten minste één algemene leden- of aandeelhoudersvergadering houden. Daarbij rijst regelmatig de vraag of deze vergadering fysiek moet plaatsvinden, of dat hybride of volledig digitaal vergaderen eveneens is toegestaan.
In dit artikel wordt ingegaan op de (on)mogelijkheden van het organiseren van een fysieke, hybride en volledig digitale algemene vergadering.
Fysieke, hybride algemene of volledig digitaal?
Het geldende uitgangspunt is dat een algemene vergadering altijd fysiek toegankelijk moet zijn voor leden of aandeelhouders. Het uitgangspunt in het huidige recht is dan ook dat een algemene vergadering in beginsel fysiek moet plaatsvinden. Van een fysieke algemene vergadering is sprake wanneer alle deelnemers – zoals leden of aandeelhouders, maar ook bestuurders en toezichthouders – uitsluitend op de fysieke vergaderlocatie aan de vergadering kunnen deelnemen.
Sinds 2007 is het echter ook mogelijk om een zogenoemde hybride algemene vergadering te organiseren. Daarvan is sprake wanneer ten minste één deelnemer op de fysieke vergaderlocatie aan de vergadering deelneemt, terwijl de overige deelnemers via een elektronisch communicatiemiddel aan de vergadering kunnen deelnemen. Een hybride algemene vergadering is slechts toegestaan voor zover (i) de statuten van de rechtspersoon deze mogelijkheid bieden en (ii) het betreffende lid c.q. de betreffende aandeelhouder via het elektronische communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen tijdens de vergadering en rechtstreeks het stemrecht kan uitoefenen. De statuten of een intern reglement kunnen aanvullende randvoorwaarden bevatten.
Naar huidig recht is een volledig digitale algemene vergadering niet toegestaan. Bij een volledig digitale algemene vergadering nemen alle deelnemers langs elektronische weg deel aan de algemene vergadering. In tegenstelling tot een fysieke en hybride algemene vergadering, is bij een volledig digitale algemene vergadering aldus geen fysieke vergaderlocatie.
Indien een algemene vergadering in strijd met de wet en/of statuten is georganiseerd, kunnen de besluiten die op die vergadering zijn genomen, nietig of vernietigbaar zijn.
Het belang van naleven van formele vereisten omtrent algemene vergaderingen
Het niet naleven van de wettelijke en statutaire regels voor het houden van een algemene vergadering kan vergaande gevolgen hebben. Wanneer een algemene vergadering niet conform de wettelijke en statutaire regels is uitgeroepen en gehouden, kunnen de tijdens die vergadering genomen besluiten zijn dan wel door de rechter worden vernietigd. Het is daarom essentieel dat zorgaanbieders strikt toezien op naleving van alle formele vereisten omtrent een algemene vergadering.
Tijdelijke wet COVID-19
Tijdens de coronacrisis waren fysieke algemene vergaderingen niet of slechts zeer beperkt mogelijk. Een tijdelijke noodwet maakte het daarom mogelijk om algemene vergaderingen volledig digitaal te houden. Hoewel deze tijdelijke wet – en daarmee de mogelijkheid tot het organiseren van een volledig digitale algemene vergadering – per 1 juni 2023 is vervallen, heeft zij wel aanleiding gevormd om een permanente verankering in de wet te realiseren voor het volledig digitaal deelnemen aan de algemene vergadering, zie hierna.
Het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergaderingen privaatrechtelijke rechtspersonen
Per januari 2024 is het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen (het “Wetsvoorstel”) aanhangig. Het Wetsvoorstel beoogt om volledig digitale algemene vergaderingen van leden c.q. aandeelhouders mogelijk te maken.
Het Wetsvoorstel beoogt het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen – zoals verenigingen, coöperaties, OMW’s, NV’s en BV’s – mogelijk te maken en te reguleren.
Het Wetsvoordstel bevat drie belangrijke wijzigingen. Deze wijzigingen worden hierna achtereenvolgend uiteengezet.
Wijziging 1 – Introductie facultatieve regeling voor een volledig digitale algemene vergadering
Het Wetsvoorstel voorziet allereerst in de mogelijkheid voor zorgaanbieders met de rechtsvorm van een vereniging, coöperatie, OWM, NV of BV om een volledig digitale algemene vergadering te houden. De volledig digitale algemene vergadering heeft een facultatief karakter; het is voor rechtspersonen niet verplicht om digitaal te vergaderen. Een volledig digitale algemene vergadering wordt derhalve een optie naast de reeds bestaande mogelijkheden van een fysieke of hybride algemene vergadering. Het is aan de rechtspersoon zelf een keuze te maken ten aanzien van de vorm van de algemene vergadering.
Wijziging 2 – (Nadere) randvoorwaarden hybride of volledig digitale algemene vergadering
Het Wetsvoorstel stelt voorts (nadere) randvoorwaarden aan het gebruik van elektronisch communicatiemiddelen bij een hybride of volledig digitale algemene vergadering:
- Statutaire verankering of machtiging – Voor een zorgaanbieder met de rechtsvorm van een coöperatie, OWM, NV of BV geldt dat een volledig digitale algemene vergadering uitsluitend mogelijk is indien de mogelijkheid daartoe in de statuten is opgenomen. Dit sluit aan bij de huidige wettelijke regeling voor de hybride algemene vergadering. De zorgaanbieder bepaalt zelf de inhoud van de statutaire bepaling. Daarin kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat het bestuur beslist of – en zo ja: onder welke voorwaarden – de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt. Zodra het Wetsvoorstel in werking is getreden, zullen zorgaanbieders met de rechtsvorm van een coöperatie, OWM, NV of BV hun statuten moeten wijzigen teneinde een volledig digitale algemene vergadering mogelijk te maken.
Voor een vereniging wordt voor het organiseren van een hybride of volledig digitale algemene vergadering niet (langer) de eis van statutair verankering gesteld. In plaats daarvan kan de algemene ledenvergadering aan het bestuur een machtiging verlenen om een hybride of volledig digitale algemene vergadering te houden. De voorwaarde van een machtiging van de algemene ledenvergadering is van regelend recht; daarvan kan worden afgeweken in de statuten.
- Overige randvoorwaarden – Het uitgangspunt van het Wetsvoorstel is dat een hybride of volledig digitale algemene vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling is van een fysieke algemene vergadering. Derhalve moet ook bij een (gedeeltelijk) digitale algemene vergadering sprake kunnen zijn van volwaardige participatie en bijbehorende interactie. Om dit te waarborgen, is een hybride of volledig digitale algemene vergadering uitsluitend toegestaan voor zover dat het lid c.q. de aandeelhouder (i) via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, (ii) rechtstreeks het stremrecht kan uitoefenen en (iii) via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel – oftewel met beeld én geluid – rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen tijdens de vergadering alsmede rechtstreeks kan deelnemen aan de beraadslaging. De statuten of een intern reglement kunnen aanvullende randvoorwaarden bevatten.
Wijziging 3 – Aanpassen regels omtrent oproeping
Tot slot worden met het Wetsvoordstel de regels omtrent digitale oproeping voor een algemene vergadering gemoderniseerd en vereenvoudigd.
Voor alle rechtspersonen geldt op dit moment dat zij gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om langs elektronische weg op te roepen, tenzij de statuten anders bepalen. Een dergelijke oproeping vereist een leesbaar en reproduceerbaar bericht – zoals een e-mail – dat wordt verzonden aan het adres dat de betrokkene voor dit doel aan de rechtspersoon heeft opgegeven.
Daarnaast moet onder het huidige recht degene aan wie de oproeping wordt verzonden – zoals het lid of de aandeelhouder – vooraf hebben ingestemd met digitale oproeping. Het Wetsvoorstel bepaalt dat deze voorwaarde, het instemmingsvereiste, komt te vervallen.
Het Wetsvoorstel is nog in behandeling bij de Eerste Kamer. Het Wetsvoorstel is derhalve nog niet in werking getreden en op dit moment is onduidelijk of – en zo ja: in welke vorm – het Wetsvoorstel in werking treedt.
Vergaderingen van andere organen van de rechtspersoon
Voor andere organen van de rechtspersoon – zoals het bestuur of de interne toezichthouder – bestaan geen wettelijke belemmeringen om (volledig) digitaal te vergaderen. De huidige wet en het Wetsvoorstel stellen geen eisen aan de vorm waarin deze vergaderingen plaatsvinden. Wel kunnen in de statuten of interne reglementen nadere voorwaarden aan dergelijke vergaderingen worden gesteld.
Tot slot
Zorgaanbieders met de rechtsvorm van een vereniging, coöperatie, OWM, NV of BV zijn jaarlijks verplicht een algemene vergadering te houden. De algemene vergadering moet in beginsel fysiek plaatsvinden; een hybride algemene vergadering is toegestaan onder strikte voorwaarden. Een volledig digitale algemene vergadering is naar huidig recht niet mogelijk.
Het Wetsvoorstel creëert een facultatieve basis voor volledig digitale algemene vergaderingen, stelt aanvullende randvoorwaarden aan hybride en volledig digitale algemene vergaderingen en moderniseert en vereenvoudigt de regels voor het oproepen van een algemene vergadering.
Zowel onder het huidige als het mogelijk toekomstige recht blijft naleving van de formele regels omtrent algemene vergadering essentieel, omdat schending daarvan kan leiden tot nietige of vernietigbare besluiten. Zorgaanbieders doen er daarom goed aan strikt toe te zien op volledige naleving van alle formele voorschriften rondom de algemene vergadering.
Bij vragen over de algemene vergadering of overige zorgspecifieke onderwerpen kunt u contact met ons opnemen.
