Wat te doen bij een afwijzing van het zorgkantoor voor een aanvraag Wlz-overeenkomst 2021?

Wat te doen bij een afwijzing van het zorgkantoor voor een aanvraag Wlz-overeenkomst 2021

Voor zorgaanbieders die zich hebben ingeschreven voor een Wlz-overeenkomst (langdurige zorg) breken spannende tijden aan. Vrijdag 31 juli 2020 is de inschrijfronde voor de contractering namelijk gesloten en de zorgkantoren zijn momenteel druk bezig met het beoordelen van de inschrijvingen. Het zorgkantoor kan tot het oordeel komen dat de inschrijving niet volledig is of dat een afwijzings- of uitsluitingsgrond van toepassing is waardoor een zorgaanbieder niet in aanmerking komt voor een Wlz-overeenkomst. Gelet op de investeringen in tijd, geld en werkzaamheden is een eventuele afwijzing door het zorgkantoor voor zorgorganisaties vervelend. Een afwijzing betekent echter niet per se ‘einde oefening’.

5 tips en tricks

In dit artikel vijf tips voor zorgorganisaties die te maken hebben met een afwijzing van hun inschrijving voor een Wlz-overeenkomst.

1. Geef een overtuigende toelichting.

Nieuw aan het landelijk inkoopkader 2021-2023 is de bevoegdheid van het zorgkantoor om de zorgaanbieder te verzoeken zijn inschrijving toe te lichten. De verwachting is dat zorgkantoren hiervan gebruik zullen maken, zodat het goed mogelijk is dat het zorgkantoor tijdens de beoordeling van uw inschrijving een nadere toelichting verzoekt om tot een definitief besluit te kunnen komen. Indien het zorgkantoor uw zorgorganisatie om een dergelijke toelichting vraagt, is het van belang dat u deze toelichting overtuigend opstelt waarmee eventuele vragen van het zorgkantoor weggenomen worden. Daarbij is het belangrijk om op te merken dat u vijf werkdagen de tijd hebt om de gevraagde toelichting aan te leveren bij het zorgkantoor. Dat is dus een korte periode terwijl er veel op het spel kan staan.

Het is aan te bevelen goed na te gaan welke ‘onduidelijkheden’ het zorgkantoor nog ziet en daarvan een lijst te maken, zodat puntsgewijs de vragen kunnen worden beantwoord. Kijkt u ook goed of het inwinnen van advies wenselijk is. Dat kan juridisch advies zijn, maar bijvoorbeeld ook bedrijfseconomisch advies indien de vragen bijvoorbeeld zien op het ondernemingsplan.

Overigens is het zorgkantoor niet verplicht de zorgorganisatie om een toelichting te vragen, vóór een eventuele afwijzing van de inschrijving. Toch kan het, ook in dat laatste geval, raadzaam zijn het zorgkantoor te verzoeken een dergelijke toelichting te mogen geven.

2. Bekijk de inhoud van de afwijzing.

Een aantal voorwaarden uit het inkoopkader betreffen ‘zachte’ criteria waarover discussie met het zorgkantoor mogelijk is. Het kan voorkomen dat het zorgkantoor een bepaald zacht criterium op een voor de zorgorganisatie ongunstige wijze interpreteert en beoordeelt dat uw zorginstelling niet (voldoende) aan het criteria voldoet. Ook kan het voorkomen dat het zorgkantoor ten onrechte een afwijzingsgrond heeft opgenomen, bijvoorbeeld doordat een bepaald stuk door het zorgkantoor is gemist. Het is daarom aan te raden om de brief waarin de afwijzing wordt medegedeeld aandachtig door te nemen, zodat u hier tijdig over in overleg kunt treden met het zorgkantoor. Opnieuw raden wij aan een checklist te maken van de afwijzingsgronden, zodat u per afwijzingsgrond kunt nagaan of de afwijzing al dan niet terecht is geweest.

3. Stuur tijdig een brief naar het zorgkantoor.

Om formeel bezwaar te maken tegen de afwijzing door het zorgkantoor van de inschrijving voor de Wlz-overeenkomst dient zowel schriftelijk bezwaar te worden gemaakt middels een brief of e-mail als een kort geding aanhangig te worden gemaakt. Stap 1 is het zenden van een brief of een e-mail (afhankelijk van het inkoopkader van het specifieke zorgkantoor) aan het zorgkantoor met daarin de gronden van het bezwaar en een eventuele aanvullende uitleg en/of een verzoek daarover in gesprek te gaan. Zeker indien het erop lijkt dat het zorgkantoor een bepaald document heeft gemist of kennelijk niet juist heeft geïnterpreteerd – kan een dergelijke e-mail of brief en een eventueel daarop volgend overleg met het zorgkantoor een positieve uitwerking hebben.

Indien het zorgkantoor tot het besluit komt om uw inschrijving niet in behandeling te nemen of af te wijzen dan zult u hierover schriftelijk informatie ontvangen. In de brief wordt – afgezien van de gronden voor afwijzing – gewoonlijk ook een termijn aangekondigd waarna de beslissing definitief wordt. Aangezien er ook nog ruimte moet zijn om eventueel – indien de brief of e-mail zijn uitwerking mist – een dagvaarding op te stellen, doet de zorgorganisatie er verstandig aan deze brief of e-mail zo spoedig mogelijk na de ontvangst van de afwijzingsbrief te versturen.

4. Maak tijdig een kort geding aanhangig bij de voorzieningenrechter.

Indien u er onderling niet met het zorgkantoor uitkomt of indien het zorgkantoor niet op de brief of de e-mail reageert, dan is de aangewezen weg een kort geding bij de voorzieningenrechter aan te spannen. Let wel: u dient – om binnen de termijn op een juiste wijze bezwaar te maken – binnen die termijn zowel een bezwaarbrief of e-mail aan het zorgkantoor toe te zenden, als een kort geding aanhangig te maken.

De termijnen om bezwaar te maken zijn kort en afhankelijk van het specifieke inkoopkader van elk zorgkantoor. Doorgaans liggen de termijnen tussen de 14 à 20 dagen. Dit vraagt dus om snelle actie vanuit de zorgorganisatie. Bedenk dat voor het aanhangig maken van een kort geding procedure een dagvaarding (een processtuk) moet worden opgesteld, hetgeen enige tijd met zich brengt aangezien ook nog beoordeeld moet worden of en op welke wijze bezwaar kan worden gemaakt tegen de afwijzingsgronden door het zorgkantoor. De meeste zorgorganisaties die bezwaar willen maken, betrekken om die reden direct na de ontvangst van de afwijzingsbrief een advocaat bij de afwijzing.

5. Overweeg een tussentijdse inschrijving voor een Wlz-overeenkomst.

Indien het Zorgkantoor de reguliere inschrijving voor een Wlz-overeenkomst heeft afgewezen, en een bezwaar niet zinvol is of ook door het Zorgkantoor of de rechter is afgewezen, kan de zorgorganisatie overwegen zich tussentijds in te schrijven. Naast de jaarlijkse inschrijving in de periode rond juli kunnen zorgaanbieders zich namelijk ook tussentijds inschrijven voor contractering. Voor het contracteerjaar 2021 kunnen zorgaanbieders zich nog tot 1 februari 2021 inschrijven of tot 1 april 2021. Voor een overzicht van de belangrijkste deadlines in het kader van de Wlz-contractering, kunt u dit artikel lezen. In beginsel is de procedure van tussentijds inschrijven gelijk aan de jaarlijkse inschrijfprocedure van juli. Zorgorganisaties doen er echter verstandig aan goed te bekijken welk beleid de specifieke zorgkantoren hanteren bij een tussentijdse inschrijving.

In veel gevallen zien afwijzingsgronden van het zorgkantoor op de inhoud van de statuten van een zorginstelling. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat de statuten niet geheel in lijn blijken te zijn met de Governancecode zorg 2017. In dat geval dienen de statuten en/of de reglementen aangepast te worden, alvorens tussentijds kan worden ingeschreven. Dit kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Er dient immers een juridische beoordeling te worden gemaakt en de statuten dienen door een notaris te worden aangepast en middels een akte te worden gepasseerd. Kortom: het is raadzaam de voorbereidingen voor de tussentijdse inschrijving kort na de afwijzing van het zorgkantoor op te pakken.

Tot slot

Gezien de korte periode waarbinnen u actie kunt ondernemen tegen een afwijzing kan het wenselijk zijn om u snel juridisch te laten ondersteunen. Voor een procedure bij de voorzieningenrechter is bijstand door een advocaat in ieder geval een vereiste. De juristen en advocaten van Eldermans|Geerts hebben veel ervaring met dergelijke procedures en kunnen u hierin bijstaan. Alvorens een procedure te starten, zullen wij altijd eerst in samenspraak met u beoordelen of een dergelijke procedure kansrijk en wenselijk is. Uw vragen hierover kunt u stellen door contact met ons op te nemen.

Specialisten over dit onderwerp

Gerelateerde items