Openstaande rekeningen als cliënten/patiënten niet betalen bij niet-gecontracteerde zorg: Wat kan een zorgaanbieder doen om de openstaande rekeningen betaald te krijgen?

Als zorgaanbieder kunt u, met name indien u geen overeenkomst met de zorgfinancier hebt en ook niet rechtstreeks bij de zorgfinancier mag of wil declareren, geconfronteerd worden met situaties waarin een patiënt of cliënt zijn of haar rekeningen niet betaalt. Of het mogelijk is in dat geval de geneeskundige behandelovereenkomst te beëindigen, beschreven wij in dit artikel.

Hoewel het een uitdaging kan vormen, zijn er praktische en juridische stappen die u kunt ondernemen om openstaande betalingen bij uw patiënt te innen.  Hieronder de te zetten stappen.

Hanteer duidelijke contractuele voorwaarden

Bij het innen van openstaande rekeningen helpt het indien uw zorgorganisatie duidelijke en heldere contractuele voorwaarden hanteert, waarin onder meer schriftelijke afspraken zijn gemaakt over onder meer de hoogte van de te betalen bedragen, de betalingstermijnen en over de omstandigheid dat de patiënt zelf verantwoordelijk is voor betaling van de zorg(nota’s), en dus niet de zorgfinancier. Dit voorkomt ook dat gehandeld wordt in strijd met de NZa- regeling transparantie zorgaanbieders, hetgeen de patiënt zou kunnen aanvoeren in een eventuele incassoprocedure.

Communiceer met de patiënt

Het is essentieel om eerst met de patiënt te communiceren over de openstaande rekening. Misschien is er sprake van een misverstand of is de patiënt zich niet bewust van de openstaande schuld. Herinneringen en duidelijke communicatie kunnen soms volstaan om betaling te verkrijgen. Juridisch gezien is een goede communicatie eveneens cruciaal. In het geval van uitblijvende betalingen, is het van belang dat u binnen een eventuele juridische procedure kunt aantonen dat u – als zorgaanbieder en als professionele organisatie – op een juiste en volledige wijze heeft gecommuniceerd. Het is om die reden raadzaam om alles wat u mondeling bespreekt, schriftelijk nogmaals te bevestigen.

Verzending van een betalingsherinnering en aanmaningen

Als eerste meer formele stap kunt u een betalingsherinnering verzenden, hetzij per e-mail, post of sms. Deze dient vaak als een vriendelijke ‘reminder’. Na de initiële betalingsherinnering volgen doorgaans aanmaningen. Houd er rekening mee dat u altijd een kopie bewaart, zodat er een dossier wordt opgebouwd. Dit dossier is van belang indien de betaling aanzienlijk langer uitblijft en u dient aan te tonen dat u de patiënt heeft aangemaand betreffende de onbetaalde vordering.

Verzending van de ingebrekestelling

Indien betaling – ondanks de betalingsherinneringen en aanmaningen – uitblijft, kan een formele ‘ingebrekestelling’ worden verzonden. Deze brief is een schriftelijke mededeling die dient om de patiënt formeel op de hoogte te stellen van de openstaande schuld. Er bestaan specifieke vereisten met betrekking tot de inhoud van deze brief. Zo dient de brief een beschrijving te bevatten van de niet-nakoming door de patiënt, een verwijzing naar relevante contractuele en wettelijke bepalingen te bevatten en een redelijke termijn te stellen voor betaling. Het is belangrijk een kopie van deze brief, evenals een bewijs van verzending of ontvangst, zorgvuldig te bewaren.

Opstellen van een dagvaarding

Mocht ook na het versturen van de ingebrekestelling betaling uitblijven, kan als vervolgstap een dagvaarding worden opgesteld en worden betekend. Het opstellen van een dagvaarding vereist een strikte naleving van diverse formele en inhoudelijke eisen. Bovendien vangt na het betekenen van de dagvaarding de juridische procedure aan, met de nodige formaliteiten en reglementen.  Het is dan ook raadzaam om in ieder geval vanaf dit punt juridische bijstand in te roepen.

Tot slot

Het innen van openstaande rekeningen is voor zorgaanbieders vervelend. Het kan tijdrovend en complex zijn, maar het is belangrijk om de juiste stappen te volgen en voornamelijk geduldig te blijven. Zorg ervoor dat uw stappen en communicatie transparant zijn en in overeenstemming zijn met de wet en de gemaakte contractuele afspraken.

Indien u vragen heeft of ons advies wenst, kunt u uiteraard contact opnemen.