Wat te doen bij een controle door de gemeente in de Wmo? De 10 geboden bij controles door de gemeente in de Wmo

Onder aansporing van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport voeren gemeenten steeds meer controles uit bij aanbieders van maatschappelijke ondersteuning vanuit de Wmo. Gemeenten zijn dan ook wettelijk verplicht te controleren of de geleverde maatschappelijke ondersteuning kwalitatief in orde is en of deze rechtmatig is verleend en gedeclareerd. Bij controles door gemeenten speelt een groot aantal juridische aspecten een rol. Vandaar 10 vuistregels die u bij iedere controle zou moeten volgen: de 10 geboden bij controles door de gemeente in de Wmo.

Voor de 10 geboden bij materiële controle door de zorgverzekeraar en het zorgkantoor, zie dit artikel.

Waarop ziet een controle van de gemeente?

Binnen de Wmo-controles zijn in de praktijk twee typen controles ontstaan, namelijk:

  1. Toezicht op de kwaliteit van de ondersteuning: de kwaliteitscontroles. Daarbij controleert de gemeente of de kwaliteitseisen in wet- en regelgeving en overeenkomsten zijn nageleefd.
  2. Toezicht op de rechtmatigheid van de gedeclareerde ondersteuning: de rechtmatigheidscontroles. De gemeente controleert door middel van rechtmatigheidscontroles of de Wmo-aanbieder de door de gemeente beschikbaar gestelde vergoedingen rechtmatig heeft aangewend en ook of de ondersteuning doelmatig is geweest. Gemeenten noemen dit type controles ook wel materiële controles. Daarnaast voeren gemeenten in voorkomend geval fraudeonderzoeken uit in het kader van fraudebestrijding.

Wie voert de controle namens de gemeente uit?

Omdat de Wet maatschappelijke ondersteuning de gemeenten in grote mate vrij laat bij het inrichten van het toezicht, mogen gemeenten onder bepaalde voorwaarden zelf besluiten welke personen / categorieën van personen een controle uitvoert. In de controlepraktijk is een aantal varianten ontstaan. Het meest voorkomend is dat de gemeente de rechtmatigheidscontrole zelf uitvoert, en het kwaliteitstoezicht heeft uitbesteed (vaak aan de GGD). Ook komt steeds vaker voor dat de gemeente – al dan niet in samenwerking met andere gemeenten – zowel het rechtmatigheidstoezicht als het kwaliteitstoezicht zelf uitoefent.

e-learning-controles-in-de-zorgE-learning – Controles in de zorg

In deze e-learning gaan we het hebben over materiële controles van zorgverzekeraars, zorgkantoren en gemeenten.

De 10 geboden voor Wmo-aanbieders bij controle door de gemeente

De wet- en regelgeving, zoals de Wmo 2015, kent geen specifiek juridisch kader voor gemeenten en aanbieders wat betreft de inrichting en uitvoering van controles. Anders dan bij een controle in de Zorgverzekeringswet, Wet langdurige Zorg en de Jeugdwet, is er in de Wmo geen specifieke regeling voor de materiële controle en het fraudeonderzoek. Mede daardoor verschilt de wijze waarop het toezicht wordt uitgeoefend behoorlijk per gemeente. Dat maakt het voor Wmo-aanbieders niet eenvoudiger. Vandaar dat wij 10 ‘vuistregels’ of geboden hebben opgesteld, die Wmo-aanbieders kunnen helpen bij een controle door de gemeente.

1. Controleer of de gemeente de controle laat uitvoeren door iemand die is aangesteld als toezichthouder: vraag om legitimatie.
De Wmo bepaalt dat de gemeente – meer specifiek: het College van Burgemeester en Wethouders – personen aanwijst, die belast zijn met het houden van toezicht: de zogenoemde ‘toezichthouders’. Dat is belangrijk, omdat uitsluitend deze toezichthouders wettelijke toezichtsbevoegdheden en verplichtingen toebedeeld hebben gekregen. Personen die niet zijn aangesteld als toezichthouder, hebben geen wettelijke toezichthoudende bevoegdheden zoals het vorderen van documenten en inlichtingen. Toezichthouders zijn verplicht zich desgevraagd te legitimeren; vraagt u daar dus naar. Zo kunt u nagaan of u te maken heeft met een toezichthouder en of sprake is van een persoon met wettelijke toezichthoudende bevoegdheden. Vraag bij twijfel het benoemingsbesluit op. Het komt in de praktijk namelijk ok nog wel voor dat een persoon meent toezichthouder te zijn voor een bepaalde gemeente, terwijl hij daar nooit formeel toe is aangewezen.

2. Controleer wat de rol is van ‘derden’ die door de gemeente bij de controle worden betrokken
Steeds vaker betrekken gemeenten derden bij de controles. Daarbij gaat het veelal om financieel deskundigen (denk aan accountants of andere financials) of personen met zorginhoudelijke kennis.

Deze derden zijn, als zij niet zelf als toezichthouder zijn aangesteld (en dat is meestal het geval), geen toezichthouder en hebben dan dus niet de wettelijke bevoegdheden die toezichthouders wél hebben. Dat betekent dat Wmo-aanbieders niet zomaar hoeven (en in sommige gevallen mogen) meewerken aan vragen en verzoeken van deze derden.

Personen die zijn aangesteld als toezichthouders, mogen zich door deze derden overigens wél laten vergezellen. Ook dan blijft de situatie dat deze derden zelf geen toezichthouders zijn en dus geen eigen toezichthoudende bevoegdheden hebben.

3. Vraag naar het controledoel
U doet er verstandig aan direct bij aanvang van de controle te vragen naar het doel daarvan. Niet altijd maken gemeenten duidelijk wat het onderwerp en het doel van de controle is. Dat heeft twee risico’s. Ten eerste is de controle dan vaak te breed, waardoor de Wmo-aanbieder geen idee heeft wanneer voldaan is aan het controledoel. En ten tweede kunnen zowel de gemeente als de Wmo-aanbieder niet of nauwelijks inschatten of de inzet van een bepaalde toezichtsbevoegdheid, wel noodzakelijk is. Want als het controledoel niet duidelijk is, hoe kan dan worden bepaald of de inzet van een bepaalde controlebevoegdheid wel nodig is om het controledoel te bereiken?

4. Ga na of de toezichthouders hun bevoegdheden wel mogen inzetten
In de Algemene wet bestuursrecht zijn de meeste wettelijke bevoegdheden voor toezichthouders opgenomen. Denk aan de bevoegdheid om plaatsen te betreden (met uitzondering van woningen zonder toestemming van de bewoner), de bevoegdheid om inlichtingen te vorderen en de bevoegdheid om zakelijke gegevens en bescheiden te vorderen.

Toezichthouders mogen deze bevoegdheid echter slechts uitvoeren, voor zover dat voor de vervulling van hun taak noodzakelijk is. Indien de gemeente het doel van de controle bijvoorbeeld kan bereiken zonder bepaalde informatie in te zien of door veel minder informatie in te zien, mag de toezichthouder niet meer informatie opvragen. Dit vloeit voort uit het zogenoemde evenredigheidsbeginsel, dat voor dit soort controles is opgenomen in artikel 5:13 van de Algemene wet bestuursrecht.

5. Denk met de gemeente mee: hoe kan het controledoel op de minst ingrijpende wijze worden bereikt?
De Wmo-aanbieder doet er verstandig aan, indachtig het bovenstaande, goed na te gaan of de toezichthouders hun bevoegdheden wel mogen inzetten. In de praktijk kunnen Wmo-aanbieders hierbij een belangrijke rol spelen, door met de gemeente mee te denken op welke (minst ingrijpende) wijze het doel van de controle kan worden bereikt. Dit voorkomt ook dat de gemeente allerlei informatie zal inzien, die helemaal niet nodig blijkt te zijn. Bovendienkan een te formalistische houding, waarbij een Wmo-aanbieder uitsluitend aangeeft dat iets niet kan, ten onrechte bij de gemeente de indruk doen ontstaan dat de aanbieder niet wil meewerken en dus wel iets te verbergen zal hebben,

Daarbij kan de Wmo-aanbieder de toezichthouders bijvoorbeeld ook alternatieve bronnen van informatie aanbieden, indien de Wmo-aanbieder van mening is dat de gemeente te veel of te ingrijpende informatie wenst in te zien.

6. Wees extra alert bij inzage in dossiers: is inzage in dossiers nodig en proportioneel?
Toezichthouders zijn bevoegd tot inzage van dossiers, maar enkel ‘voor zover dat voor de vervulling van hun taak noodzakelijk is’. Denk daarbij aan dossiers die door aanbieders worden opgesteld om ondersteuning aan cliënten te leveren.  Bij inzage in dossiers moet voldaan zijn aan zowel het noodzakelijkheidsvereiste als het proportionaliteitsvereiste.

Omdat aanbieders rekening moeten houden met privacyregels en in sommige gevallen ook met een (medisch) beroepsgeheim, is waakzaamheid bij het geven van inzage in cliëntendossiers geboden. Wmo-aanbieders doen er verstandig aan goed na te gaan – en daarover met de gemeente te overleggen – of inzage in dossiers wel nodig is en of er geen minder ingrijpend alternatief voorhanden is.

7. Reageer nauwkeurig en tijdig op bevindingen van de gemeente
Wmo-aanbieders krijgen vaak de gelegenheid te reageren op bevindingen van de gemeente. Denk aan een reactie in het kader van ‘hoor en wederhoor’. Het is verstandig nauwgezet te reageren op de bevindingen en voorlopige conclusies van de gemeente. Veelal krijgen Wmo-aanbieders maar één kans om bevindingen te weerleggen of uit te leggen waarom bepaalde zaken zijn gegaan, zoals zij zijn gegaan. De fase van hoor en wederhoor is een van de belangrijkste fasen in de controle en dé fase waarin de Wmo-aanbieder essentiële toelichtingen kan geven in het licht van de bevindingen.

8. Ga na of de overeenkomst bepalingen bevat over controles
Steeds meer Wmo-overeenkomsten met gemeenten bevatten bepalingen over controles. U doet er verstandig aan, de overeenkomst daarop na te slaan indien u geconfronteerd wordt met een controle.

Van belang daarbij is dat in de overeenkomst geen afbreuk kan worden gedaan aan de wettelijke regels. Zo kan bijvoorbeeld in de overeenkomst niet worden bepaald dat toezichthouders hun bevoegdheden ook mogen inzetten, indien dat voor de vervulling van hun taak niet noodzakelijk is. Een bepaling dat de Wmo-aanbieder te allen tijde moet meewerken aan de controle, betekent dus niet dat de toezichthouders van de gemeente geen rekening mee hoeven te houden met de wettelijke kaders.  Wel kan het zo zijn dat in de overeenkomst is opgenomen dat op andere zaken kan worden gecontroleerd en bepaalde gegevens over de organisatie zelf etc. moeten worden verstrekt om een bepaald inzicht te geven over de organisatie. Eigenlijk is dan geen sprake meer van een controle maar van het vragen van nakoming van contractuele afspraken. Indien niet duidelijk is of de gemeente een WMO-controle uitvoert, of nakoming van contractuele afspraken vraagt, doet u er verstandig aan om dat na te gaan. In het geval het gaat om een contractuele controle, dient u voor het verstrekken van gegevens uit het dossier van cliënten in beginsel toestemming van deze cliënten te hebben. In dat geval ontbreekt immers de wettelijke grondslag om dergelijke gegevens te verstrekken en is het toetsingskader gelijk aan het kader dat u voor iedere andere contractspartij moet hanteren.

9. Maatregelen en terugvorderingen: maak bezwaar en/of voer verweer
De uitkomsten van controles kunnen divers zijn. Vaak zal een controle eindigen zonder maatregel, maar in andere gevallen legt de gemeente een maatregel of terugvordering op. De wijze waarop u tegen een bepaalde maatregel kunt ageren, hangt af van het type maatregel. Zo kan tegen bestuursrechtelijke maatregelen (denk aan een aanwijzing of last onder dwangsom) vaak (tijdig) bestuursrechtelijk bezwaar worden gemaakt. Indien de gemeente uitbetaalde bedragen terugvordert, dient u daarentegen meestal juist civielrechtelijk verweer te voeren. Het gaat vaak om ingrijpende trajecten, dus u doet er verstandig aan personen met de juiste kennis in te schakelen.

10. Let op voor openbaarheid van rapporten van Wmo-toezichthouders
Steeds vaker worden rapporten van Wmo-toezichthouders actief openbaar gemaakt. De gemeente plaatst het rapport dan bijvoorbeeld op de website van de gemeente. Dit kan vervelende gevolgen hebben voor de Wmo-aanbieder, zeker als de Wmo-aanbieder zich niet kan vinden in de inhoud van het rapport of de conclusies die daarin getrokken worden. Hoewel gemeenten onder bepaalde omstandigheden dit soort rapporten openbaar mogen maken, kan dat niet altijd. Kijkt u dan ook goed of u zich kunt vinden in het openbaar maken van een rapport over uw organisatie en ageer indien nodig – tijdig – tegen deze openbaarmaking.

e-learning-controles

  • Meld u nu aan voor onze nieuwsbrief!
    Wilt u op de hoogte worden gehouden van de laatste ontwikkelingen en veranderingen op juridisch gebied? Via onze nieuwsbrief krijgt u automatisch de laatste nieuwtjes via de e-mail toegestuurd.
  • Inschrijven nieuwsbrief