Subsidieregeling (Ont)regelprojecten zorgaanbieders: voor wie en wat zijn de voorwaarden?

Zorgaanbieders die Zvw-zorg leveren kunnen, indien zij voldoen aan een aantal vereisten, bij het ministerie van VWS subsidie aanvragen voor activiteiten gericht op het schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken van administratieve processen binnen de zorgorganisatie. De subsidie bedraagt € 25.000 tot € 125.000,- en de volgende aanvraagronde loopt vanaf 1 maart 2023. Welke vereisten gelden er en waar moeten zorgorganisaties rekening mee houden, ook gelet op recente jurisprudentie over VWS-subsidies?

Voor wie geldt de subsidie?

De subsidie geldt, zo bepaalt de Regeling Subsidieregeling [ont]regelprojecten zorgaanbieders, voor  “Zvw-zorgaanbieders”: instellingen die Zvw-zorg verlenen. In artikel 8 van de Regeling is nader uitgewerkt om welke aanbieders het gaat. Volgens de Regeling komt een aanvraag uitsluitend voor subsidie in aanmerking als de aanvrager:

1. voor 1 juli 2020 beschikte over een AGB-code of een zorgcontract met één of meerdere zorgverzekeraars geldend op of voor 1 juli 2020;

2. een zorgcontract met één of meerdere zorgverzekeraars kan overleggen geldend op of na 1 juli 2021;

3. verklaart dat de voorgenomen activiteiten een duurzame impact hebben op de administratieve lasten van ten minste 10 zorgprofessionals die direct ondersteuning bieden of zorg verlenen aan de patiënt; en

4. verklaart dat de zorgprofessionals, bedoeld in onderdeel c, betrokken zijn bij het opstellen van het activiteitenplan en bij de uitvoering van de activiteiten.

Uit de toelichting bij de Regeling blijkt dat ook kleinere zorgaanbieders (met minder dan 10 zorgprofessionals in dienst) gebruik kunnen maken van de subsidieregeling: “Dit kan bijvoorbeeld doordat deze zorgaanbieder een aanvraag doet voor activiteiten die worden uitgevoerd samen met en gericht op meerdere zorgaanbieders al dan niet via een samenwerkingsverband. Hierdoor kan het minimum van impact op tien zorgprofessionals behaald worden.”

Hoe hoog is de subsidie?

In de Regeling is in artikel 4 opgenomen dat de subsidie € 25.000 – € 125.000 bedraagt. De subsidie bedraagt ten hoogste 75% van de kosten. Dat betekent dat de activiteiten om de administratieve lasten te verminderen, tenminste € 33.333,33 moeten bedragen (75% van € 33.333,33 is € 25.000). De aanbieders moet dus minimaal 25% zelf bekostigen.

Als de aanvraag wordt toegekend ontvangen zorgorganisaties het volledige subsidiebedrag binnen één maand als voorschot.

Voor welke activiteiten geldt de subsidie?

De subsidie is voor activiteiten waarbij:

a. het primaire doel is om administratieve lasten te verminderen door het schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken van administratieve processen; en

b. de administratieve lasten in ieder geval voortkomen uit inkoop- of verantwoordingseisen binnen de Zvw-zorg.

In de toelichting bij de Regeling wordt een aantal voorbeelden genoemd. Het gaat bijvoorbeeld om activiteiten gericht op:

Het vereenvoudigen van interne verantwoordingsprocessen, -protocollen en -werkwijzen;

Het ophalen, inventariseren en vervolgens aanpakken van administratieve lasten rondom verantwoording binnen de organisatie

Het vereenvoudigen van behandelplannen;

Het wijzigen van (technische) systemen die nodig zijn om verantwoordingslasten te verminderen

De administratieve last moet samenhangen met de eisen voor inkoop en/of verantwoording voor zorg die valt onder de Zorgverzekeringswet (Zvw). De activiteiten mogen, zo is toegelicht in de Regeling, ook betrekking hebben op andere zorgdomeinen, zo lang de administratieve last die voortkomt uit de inkoop en/of verantwoording binnen de Zorgverzekeringswet (Zvw) hier onderdeel van zijn.

De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, moeten een duurzame impact hebben op de administratieve lasten van ten minste tien zorgprofessionals. Daarmee wordt bedoeld dat de beoogde lastenvermindering naar verwachting blijvend is voor meerdere jaren (ten minste twee jaren).

Welke subsidierondes zijn er?

De subsidieregeling (Ont)regelprojecten zorgaanbieders is verdeeld in drie subsidierondes, met elk een eigen subsidieplafond. Ronde 1 is reeds afgerond. De volgende rondes staan nog op stapel:

• Ronde 2: 1 tot en met 31 maart 2023 (subsidieplafond € 3,8 miljoen)
• Ronde 3: 1 tot en met 30 november 2023 (subsidieplafond: € 3,325 miljoen)

De aanvraag tot verlening van de subsidie dient binnen deze periodes te worden ingediend. Aanvragen die buiten deze periodes worden ingediend, zo bepaalt artikel 7 van de Regeling, worden afgewezen.

Indien méér subsidie wordt aangevraagd dan het plafond, dan wordt het subsidiebedrag verdeeld door te loten. Het resultaat van de loting wordt op de website van DUS-I gepubliceerd.

Welke vereisten gelden er om in aanmerking te komen voor de subsidie?

In artikel 8 van de Regeling is opgenomen welke voorwaarden er verbonden zijn aan de subsidie.

In aanvulling op de hierboven genoemde vereisten, zoals het vereiste dat Zvw-zorg verleend wordt en een contract bestaat met minimaal één verzekeraar geldend op of na 1 juli 2021, bevat de Regeling nog een aantal andere eisen.

Zo dienen zorgorganisaties te verklaren dat zij in een periode van 3 jaar maximaal € 200.000,- subsidie hebben ontvangen die kan worden aangemerkt als staatssteun (de zogenoemde de-minimisverkaring). Verder dienen aanbieders binnen 30 weken na sluiting van de aanvraagperiode te starten met de uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd.
Alle (overige) vereisten zijn te lezen in de Regeling.

Hoe moet de subsidie worden aangevraagd en wanneer ontvangen zorgaanbieders een reactie?

De subsidie kan worden aangevraagd via het Subsidieplatform van DUS-I. Zorgorganisaties moeten, naast een aanvraagformulier, een activiteitenplan, een begroting en de de-minimisverklaring indienen. Daarnaast moet een samenvatting worden ingediend die geschikt is voor publicatie.

Voor het aanleveren van deze informatie dient de zorgorganisatie gebruik te maken van vastgestelde formulieren. Deze verschijnen, zo is vermeld op de website van DUS-I, voor de tweede subsidieronde in februari 2023.

Binnen 13 weken na afloop van de aanvraagperiode wordt een besluit genomen op de aanvraag.

Hoe zit het met verantwoording van de subsidie?

Aanvragers van een subsidie hebben ook de nodige verplichtingen. Zo moet de subsidie verantwoord kunnen worden, door middel van een deugdelijke administratie. Op die manier kan bij een controle geverifieerd worden dat aan de vereisten van de subsidie is voldaan. Op de website van DUS-I is bijvoorbeeld vermeld dat uit de administratie afgeleid moet kunnen worden wat de verschillende kosten en opbrengsten zijn. Uiterlijk 22 weken na de datum waarop de activiteiten zijn uitgevoerd, moet de subsidie worden verantwoord middels een ‘aanvraag tot vaststelling’. Daarbij dient een samenvatting te worden gevoegd van de uitgevoerde activiteiten en wat deze hebben opgeleverd.

Verder dienen zorgorganisaties zaken die van belang kunnen zijn voor de subsidie, direct schriftelijk te melden bij DUS-I. Te denken valt aan een melding indien de zorgorganisatie verwacht dat niet of niet op tijd aan de subsidieverplichtingen zal worden voldaan.

Tot slot dient de subsidie uiteraard te worden besteed aan de in de Regeling genoemde activiteiten. Dat is een serieus vereiste waarop in de praktijk ook getoetst wordt. In januari 2023 oordeelde de rechtbank hierover bijvoorbeeld nog met betrekking tot een andere VWS-subsidie, waarbij de zorgorganisatie € 50.000,- terug moest betalen omdat – zo vonden VWS en de rechter – de subsidie was gebruikt voor andere activiteiten dan waarvoor de subsidie bedoeld was.