De Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) – deel 4: de financiële bedrijfsvoering en de jaarverantwoording

Financiële bedrijfsvoering

Wat zijn de verplichtingen voor financiële bedrijfsvoering onder de Wtza?
De (a)Wtza stelt eisen aan de financiële bedrijfsvoering van de zorginstelling. Meer over deze eisen en wat de NZa daarbij precies verwacht staat beschreven in dit artikel.

Belangrijk om te weten is dat het CIBG voor wat betreft de vergunningsaanvraag ook toetst aan de financiële bedrijfsvoering. Het is dus van belang het vóór de vergunningsaanvraag op orde te hebben. In de vergunningsaanvraag staat daarover:

“Een toelatingsvergunning wordt niet verleend, als aannemelijk is dat de instelling niet op de juiste wijze zal declareren of aannemelijk is dat niet voldaan zal worden aan de eisen van een transparante financiële bedrijfsvoering.”

Meerdere aspecten t.a.v. de financiële bedrijfsvoering worden in het kader van de vergunningsplicht bevraagd en moeten dus op orde zijn. Voor de verplichtingen wat betreft de financiële bedrijfsvoering verwijzen we naar dit artikel. Welke vragen het CIBG hierover stelt blijkt uit het aanvraagformulier Wtza.

Let op: stel een regeling financiële bedrijfsvoering op!

Bepaalde eisen met betrekking tot de financiële bedrijfsvoering moeten blijken uit het geheel van de administratie, zo moet er sprake zijn van een ‘logisch papierspoor’ tussen ontvangsten, betalingen, verplichtingen en diensten die daartegenover staan. De zorgaanbieder moet ook inzichtelijk hebben welke geldstromen voortkomen uit welke activiteit. Een meer concrete eis die voorafgaand aan de vergunningsaanvraag nog actie vereist is de ‘regeling financiële bedrijfsvoering’ die de zorgaanbieder moet hebben. Een vraag daarover in de vergunningsaanvraag is:

“Beschikt de instelling waar deze aanvraag betrekking op heeft, over een schriftelijke regeling waarin een eenduidige verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de financiële bedrijfsvoering is opgenomen die aansluit op de dagelijkse praktijk van deze instelling?”

Het wordt van de aanbieder verwacht dat hij deze schriftelijke regeling paraat heeft. Hoe de regeling wordt opgesteld is verder vormvrij. Deze regeling hoeft niet meegestuurd te worden bij de vergunningsaanvraag, maar het CIBG kan hiernaar vragen. Het is dus goed hier vóór 1 januari 2024 mee aan de slag te gaan, mocht de zorginstelling dan een vergunning moeten aanvragen. Let op: ook zorginstellingen die al een vergunning hebben of waarvan de WTZi-toelating is omgezet in de vergunning worden geacht aan deze eis te voldoen!

Jaarverantwoording Wtza

Wat is de jaarverantwoording Wtza?

De jaarverantwoordingsplicht houdt kort samengevat in dat zorginstellingen jaarlijks vóór 1 juni (dus uiterlijk 31 mei!) van het jaar financiële verantwoording afleggen over het jaar ervoor. De groep zorgaanbieders die deze verantwoording dient te doen is vrij groot. Het gaat kort samengevat om vrijwel alle zorgaanbieders die betaald worden uit de Zorgverzekeringswet, Wet langdurige zorg of een VWS-subsidie. Zowel hoofd- als onderaannemers dienen te verantwoorden. Niet alleen grote aanbieders hoeven een verantwoording te doen. Er is wel een aantal uitzonderingen, die staan in dit wijzigingsbesluit. Zo hoeven natuurlijke personen die geen zorg doen verlenen (zoals zzp’ers zonder personeel) geen jaarverantwoording te doen. Ook bijvoorbeeld individuele maten en vennoten die zorg doen verlenen in het kader van een maatschap of vennootschap waarvan zij maat of vennoot zijn hoeven de jaarverantwoording niet te doen.

Wanneer moet de jaarverantwoording openbaar gemaakt worden?

In beginsel moet dit voor 1 juni, over het boekjaar ervoor. Weet dat sommige zorginstellingen voor de jaren 2022 en 2023 langer de tijd hebben gekregen om de jaarverantwoording te doen. Dat blijkt uit dit nieuwsbericht van het CIBG. Daarin is te lezen dat er een verruiming van de termijn geldt voor de volgende groep zorginstellingen:

“Zorgaanbieders die al zorg leverden vóór 1 januari 2022, maar nog geen financiële verantwoording over boekjaar 2021 openbaar dienden te maken (op grond van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) of andere wet- en regelgeving).”

Dat zijn kort en goed de bestaande zorginstellingen voor wie de jaarverantwoording geheel nieuw is. De verruiming geldt niet voor zorginstellingen die ná januari 2022 onder de nieuwe wetgeving zijn begonnen met het verlenen van zorg en ook niet voor zorginstellingen die over boekjaar 2021 al financiële verantwoording openbaar moesten maken op grond van wetgeving. De verruiming is tijdelijk en geldt alleen voor 2022 en 2023.

Deze verruiming houdt in dat de jaarverantwoording over boekjaar 2022 voor 31 december 2023 openbaar moet worden gemaakt. Over boekjaar 2023 moet de openbaarmaking voor 1 oktober 2024 openbaar worden gemaakt.

Hoe doe ik de jaarverantwoording?

Dat hangt – kort samengevat – af van de grootte van de zorginstelling en de rechtsvorm. De NZa heeft meerdere vrij praktische handreikingen opgesteld per rechtsvorm. Zie daarvoor dit artikel.

Wat zijn de sancties als ik geen jaarverantwoording doe?

De NZa houdt toezicht op de openbare jaarverantwoording door zorgaanbieders en combinatie-instellingen. Over dat toezicht heeft de NZa een beleidsregel gepubliceerd.

Als de zorginstelling de jaarverantwoording niet tijdig publiceert, kan de NZa een last onder dwangsom opleggen. Voordat de NZa dit doet stuurt ze in beginsel een ‘voornemen’ tot het opleggen van een last onder dwangsom met daarin nog een termijn om alsnog te publiceren (in de basis vier weken). Feitelijk een soort waarschuwing. Als de jaarverantwoording dan nog altijd niet is gedaan, wordt de last onder dwangsom opgelegd. Een last onder dwangsom is een terugkerende boete. Als de zorgaanbieder in verzuim blijft met de openbaarmaking, kan er een tweede last onder dwangsom worden opgelegd met een aanzienlijk hogere boete. Die bedragen kunnen behoorlijk oplopen.

De NZa kan de handhavingsbesluiten openbaar maken. Dat zorgt voor negatieve publiciteit en wellicht ook voor vragen vanuit zorgfinanciers. Ook kan het zijn dat zorgfinanciers op basis van het niet voldaan hebben aan de verplichtingen uit de Wtza de overeenkomst met de zorgaanbieder kunnen beëindigen (afhankelijk van wat daarover in de betreffende overeenkomst is opgenomen).

Sinds 1 januari 2022 is het overtreden van de jaarverantwoordingsplicht een economisch delict, waardoor er ook strafrechtelijk kan worden opgetreden tegen het schenden van de jaarverantwoordingsverplichting. De NZa kan daarnaast (bij zeer ernstige overtredingen) het CIBG vragen de vergunning van een zorgaanbieder in te trekken.

Uitstel vragen voor de verplichting is in specifieke gevallen mogelijk, maar ook daarvoor gelden strakke termijnen en regels. Het is dus aan te raden tijdig aan de slag te gaan.

Op 1 januari 2022 is de Wet toetreding zorgaanbieders (‘Wtza’) in werking getreden. Bepaalde verplichtingen golden lopende 2022 al. Sommige aanbieders dienen voor 1 januari 2024 een vergunning aan te vragen. Maar ook dat komt steeds dichterbij.

In deze artikelenreeks gaan wij in op de verplichtingen. Dit is deel 4, de financiële bedrijfsvoering en de jaarverantwoording. Terug naar deel 3, intern toezicht

Kijk voor meer informatie over de Wtza ook op onze Wtza-pagina.