Succesvol inschrijven op aanbestedingen in de zorg: cruciale vragen en waardevolle tips
Aanbestedingen in de zorg
Aanbestedingen in de zorg komen steeds vaker voor. Dit kunnen klassieke aanbestedingen zijn, maar veelal gaat het om varianten. In het sociaal domein wordt vaak gebruik gemaakt van een SAS-procedure. Maar ook zorgverzekeraars en zorgkantoren maken gebruik van procedures die – voor zover ze niet classificeren als aanbestedingsprocedure – daar wel veel van weg hebben. Hieronder 9 belangrijke aandachtspunten bij aanbestedingen in de zorg.
-
Lezen, lezen lezen en vragen, vragen vragen
In het kader van een aanbesteding is het allereerst belangrijk om helder te krijgen wat precies de eisen zijn waaraan moet worden voldaan en hoe bepaalde begrippen moeten worden uitgelegd. U moet dus de aanbestedingsstukken heel aandachtig lezen en kritische vragen stellen voor zaken die mogelijk niet duidelijk zijn. Als u later valt over een element dat voor u niet duidelijk was, dan kunt u daar niet over klagen als u daar geen vragen over gesteld heeft. Van een inschrijver mag een proactieve houding worden verwacht (dit volgt o.a. uit het Grossman-arrrest)
-
Zorg er voor dat u alle stukken zorgvuldig en compleet indient
Nadat u zorgvuldig gelezen heeft wat de eisen zijn, inclusief de antwoorden op door u gestelde vragen zoals neergelegd in de Nota van Inlichtingen, komt de fase dat u de stukken moet indienen. Kijkt u daarbij nogmaals goed dat: 1) uw inschrijving aan alle vereisten voldoet (soms op het niveau van het te gebruiken lettertype / grootte) en 2) u alle gevraagde documenten ook daadwerkelijk indient. Aanbestedingsprocedures zijn doorgaans vrij formeel en rigide. Dat betekent dat fouten bij de indiening vaak later niet meer hersteld kunnen worden. Dat zou immers de gelijke kansen voor andere inschrijvers – die wel ineens goed hebben ingediend – kunnen verstoren.
-
Grondige voorbereiding
Om fouten te voorkomen is het belangrijk een aanbestedingsprocedure grondig voor te bereiden, zodat er geen stappen gemist worden. Zorgt u er voor dat u alle benodigde informatie en documentatie tijdig beschikbaar heeft en dat deze voldoen aan de gestelde eisen. Denk daarbij in het bijzonder aan documenten die u moet indienen, maar afkomstig zijn van een derde partij / instantie. Een VOG voor rechtspersonen (VOG-RP) bijvoorbeeld. Kijkt u ook goed hoe oud dergelijke documenten mogen zijn. Let er daarbij ook op dat termijnen vaak kunnen opschuiven, zodat een VOG-RP die op grond van de oorspronkelijke planning van de aanbesteding nog geldig zou zijn geweest, bij enige vertraging wel eens verlopen kan zijn. Als dit een risico is, vraag dan tijdig een nieuwe VOG aan.
-
Samen optrekken met een andere aanbieder om aan de eisen te voldoen
Kunt u niet zelfstandig voldoen aan de gestelde eisen, dan kunt u ook inschrijven met een andere partij. Let u er dan wel op dat zowel u als de partij met wie u inschrijft aan de eisen voldoet.
-
Onderschat een heraanbesteding niet: zittende partijen mogen niet worden voorgetrokken
Een veelgemaakte fout die vooral al zittende partijen maken bij een nieuwe aanbesteding, is dat zij bepaalde zaken bekend veronderstellen bij de aanbestedende dienst. En hoewel de aanbestedende dienst ongetwijfeld op de hoogte is van de (goede) kwaliteit van een zittende aanbieder, moet deze aanbieder net als alle andere aanbieders aantonen aan alle vereisten te voldoen.
Een zittende partij kan – ter illustratie – niet alleen worden afgewezen omdat deze vergeten is een VOG-RP in te dienen, deze partij moet zelfs afgewezen worden in het kader van het gelijkheidsbeginsel, ook als de aanbestedende dienst op basis van de bestaande contractuele relatie op de hoogte is dat deze zittende partij wel over een VOG-RP beschikt.
-
Communiceer alleen via de toegestane wegen
Zeker voor zittende aanbieders, die veelvuldig schakelen met de aanbestedende dienst, kan het lastig zijn om niet over de nieuwe aanbesteding te communiceren. Toch is het wel belangrijk om de communicatie te laten lopen via de daarvoor (in de aanbestedingsstukken) afgesproken kanalen. Regulier overleg met de aanbestedende dienst over de wijze van uitvoering van de werkzaamheden op basis van de bestaande afspraken, mag niet worden aangegrepen om zaken over een nieuwe aanbesteding te bespreken. Daar helpt u zichzelf ook niet mee, integendeel. De informatie die op deze wijze door de aanbestedende dienst wordt gedeeld met u, geeft u een mogelijk concurrentievoordeel en om die reden kan een aanbestedende dienst verplicht zijn u verder uit te sluiten.
-
Denk vooruit – indexering
Een aanbestedingsprocedure kan best overweldigend zijn, zeker voor wat kleinere organisaties. Daarbij komt al zoveel kijken dat organisaties kunnen vergeten verder in de toekomst te kijken. Als een opdracht net aan alleen rendabel is en voor meerdere jaren geldt, dan is het belangrijk om bij de afweging om in te schrijven mee te nemen of de tarieven vast staan voor de volledige looptijd, of dat voorzien is in een regeling deze tarieven te indexeren en zo ja, op welke wijze.
Voor sommige branches, zoals de Wmo, geldt de verplichting voor de aanbestedende dienst om tenminste een reële kostprijs te hanteren als uitgangspunt voor de vergoeding. Als dit bij de start van de aanbesteding wel het geval was en door inflatie de tarieven in de loop der tijd gaan knellen, kan ook bij het niet (tijdig) genoeg indexeren van deze tarieven een discussie ontstaan of de kostprijs wel reëel is en of tussentijds geïndexeerd had moeten worden en, zo ja, wanneer. Zie daarover ook ons andere artikel.
Dergelijke zaken lenen zich uitstekend voor de vragen die aan het begin van het traject gesteld kunnen worden. En als de antwoorden zodanig zijn dat daar niet mee te leven is, dan kan ook dat worden aangekaart en aan de rechter voorgelegd.
-
Bezwaar maken moet vaak via een kort geding-procedure
Het is voor zorginstellingen belangrijk om te beseffen waar zij op moeten letten. Aanbestedingsprocedures zijn streng gereguleerd en kennen de nodige vormvereisten. Een van deze vereisten, waar zorgaanbieders die niet frequent inschrijven op aanbestedingen mee te maken krijgen, is dat als zij het niet eens zijn met de procedure of de uitkomst daarvan, zij – doorgaans – binnen 20 dagen of zelfs een korte termijn een procedure bij de rechtbank in kort geding aanhangig gemaakt moeten hebben. Doen zij dat niet, dan vervalt het recht om hier tegenop te komen.
-
Bezwaar zonder procedure kan soms, maar geeft vaak weinig rechten
Vaak wordt ook de mogelijkheid geboden om bezwaren kenbaar te maken via een brief of portal. Meestal is in de aanbestedingsstukken evenwel ook opgenomen dat om verval van recht te voorkomen, toch binnen 20 dagen een procedure gestart moet zijn. Dit betekent dat het indienen van uitsluitend een bezwaar alleen zin heeft indien u er vertrouwen in heeft dat de aanbestedende dienst e.e.a. zal willen aanpassen n.a.v. uw bezwaar. Als de aanbestedende dienst dat niet doet om een onzinnige reden, heeft u toch het nakijken, omdat u heeft nagelaten tijdig een juridische procedure te starten.
Conclusie over aanbesteden in de zorg
Inschrijven op aanbestedingen in de zorg is een uitdagend proces, maar met het kritisch lezen en stellen van de juiste de juiste vragen bent u goed op weg. Het is niet alleen belangrijk dat u de juiste vragen stelt, u moet uw inschrijving ook grondig voorbereiden en alles bijzonder zorgvuldig en conform de gestelde spelregels indienen.
Meer weten over het recht in de zorg, kijk dan ook op de website van DeZorgacademy en onze leergang Recht in de zorg in 5 dagen.
